De l’obligation de vigilance à la mise en place d’un référentiel fournisseurs, il n’y a qu’un pas !
Toute entreprise qui fait appel à un prestataire pour sous-traiter une partie de l’exécution d’un projet doit s’assurer que toutes les règles relatives à l’embauche et à la déclaration des travailleurs ont bien été respectées. Dans le cas contraire, elle risque des sanctions pour travail dissimulé.
Cette obligation de vigilance, qui découle de l’article D8222-5 du Code du Travail, est entrée en vigueur le 1er janvier 2012. Elle oblige désormais toutes les entreprises françaises donneurs d’ordres, qui règlent des factures d’un montant égal ou supérieur à 5000€ HT avec leurs fournisseurs, à récupérer auprès de ceux-ci le document attestant de l’immatriculation de l’entreprise (Kbis ou équivalent) ainsi qu’une attestation de vigilance délivrée par l’organisme social dont il dépend pour vérifier qu’il s’acquitte bien de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations. Pour chacun de ces documents, le donneur d’ordres doit également s’assurer de leur authenticité et validité.
Au-delà du périmètre des dispositions réglementaires auxquelles sont désormais soumises les entreprises, l’obligation de vigilance se présente comme une réelle opportunité pour mettre en place un référentiel fournisseur unique et entrer dans une véritable démarche globale de gestion des risques fournisseurs.
Trois groupes bancaires s’unissent pour mettre en place un référentiel fournisseur unique !
Envisager un suivi en continu des données règlementaires des fournisseurs présuppose l’existence d’un cadrage en amont pour fiabiliser le référentiel fournisseur en matière notamment de données identitaires (SIREN, TVA Intracommunautaire ou DUNS) et de contacts. Première étape indispensable : le nettoyage des bases fournisseurs. « Nous allons confronter les données fournies par le client avec des bases de données administratives de type base SIREN, explique Rémi Lenthéric, directeur général de Provigis. Cette première étape permettra de poser les bases du référentiel fournisseur qui sera ensuite grandement enrichit grâce à notre solution qui permet une mise à jour en continu des données. »
Étape 1 : nettoyage et « dédoublonnage » des bases fournisseurs
Envisager un suivi en continu des données règlementaires des fournisseurs présuppose l’existence d’un cadrage en amont pour fiabiliser le référentiel fournisseur en matière notamment de données identitaires (SIREN, TVA Intracommunautaire ou DUNS) et de contacts. Première étape indispensable : le nettoyage des bases fournisseurs. « Nous allons confronter les données fournies par le client avec des bases de données administratives de type base SIREN, explique Rémi Lenthéric, directeur général de Provigis. Cette première étape permettra de poser les bases du référentiel fournisseur qui sera ensuite grandement enrichit grâce à notre solution qui permet une mise à jour en continu des données. »
« Notre solution existe depuis 10 ans. Compte tenu de cet historique et de notre expérience, notre base de données est aujourd’hui extrêmement riche et couvre tous les secteurs d’activités, notamment ceux les plus à risques en termes de travail dissimulé. »
Rémi Lenthéric, Directeur de Provigis
Étape 2 : validation et certification des documents
Lors de la conclusion du contrat avec le fournisseur puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de son exécution, le donneur d’ordres est tenu de vérifier que ce dernier est bien immatriculé, qu’il s’acquitte bien de ses obligations auprès de l’organisme social dont il dépend et de s’assurer qu’il n’emploie pas de salariés étrangers sans autorisation de travail.
Si, à l’instar des autres plateformes de contrôle automatique des pièces administratives, la solution Provigis est automatisée, certains services à haute valeur ajoutée font la différence. A la moindre modification des informations relatives à un fournisseur (rachat, changement d’adresse ou autres), l’utilisateur est, par exemple, immédiatement alerté via une notification. Pour les données plus complexes dont la mise à jour ne peut être automatisée, des équipes interviennent en direct auprès des fournisseurs pour récolter des informations. Un travail de vérification que Provigis a choisi de confier à des entreprises du secteur adapté et protégé (EA).
En tant que tiers de confiance membre de la FNTC (fédération nationale des tiers de confiance), Provigis est également en mesure d’éditer un certificat de conformité pour les sous-traitants conformes.
🙋♂️ Que se soit au sein des évènements du Club des Acheteurs (réseau CNA) ou lors des échanges du Club Utilisateurs Provigis, nous identifions clairement que les Directions Achats voient constamment leurs enjeux métiers évoluer, notamment vers les Achats Responsables ! 💡 Curieuse des nouvelles technologies et des services numériques existants, j’ai à cœur de favoriser le partage et les réflexions sur les thématiques qui peuvent apporter des solutions innovantes et digitales à ces nouveaux enjeux ! 🚀 Découvrez au sein de notre blog et nos ressources disponibles, nos différents contenus qui répondent à ces problématiques !
