Externaliser ou internaliser le suivi de la conformité : avantages et inconvénients
En matière de contrôle et de suivi de conformité, les dispositifs règlementaires ne cessent de s’étoffer et se durcir. Une tendance qui a émergé suite à la crise financière de 2008 et qui se confirme et se renforce durant le contexte de crise sanitaire actuelle.
L’enjeu de conformité est devenu majeur pour les entreprises, car il implique la mise en cause de leur responsabilité, et impact leur image.
Conscientes de l’importance du contrôle et du suivi de conformité, les entreprises s’appliquent plus que jamais à organiser la fonction de conformité en optant soit pour l’externalisation soit pour l’internalisation.
L’externalisation ou l’internalisation du suivi de la conformité dans les entreprises présentent des avantages et des inconvénients. Faisons le point.
Pourquoi externaliser la fonction de conformité ?
Externaliser pour couvrir un dispositif complexe
Assurer le contrôle conformité et son suivi suppose de maîtriser des matières juridiques variées et complexes tels que notamment :
- La lutte contre la corruption,
- Le règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
- La responsabilité sociétale des entreprises (RSE)
- Dépendance économique
- Droit de la concurrence etc.
Chacune de ces matières est un dispositif complexe à elle seule représentant divers enjeux juridiques qui doivent être analysés et encadrés par les entreprises.
Vérifier et suivre la conformité fournisseurs est donc un travail minutieux qui nécessite de savoir jongler entre des réglementations nationales, internationales et européennes pour parvenir à piloter la conformité efficacement.
La fonction de conformité a donc un degré d’exigence élevé qui demande un niveau d’expertise solide et constamment mis à jour, ce qui n’est pas toujours possible avec un seul responsable conformité en entreprise.
L’externalisation est un atout majeur pour l’entreprise qui peut combiner ses compétences et connaissances en matière de compliance avec un prestataire externe spécialisé.
Externaliser pour maîtriser le budget de l’entreprise
La maîtrise du budget est un argument de poids car l’externalisation du suivi conformité permet aux entreprises d’avoir recours à un prestataire externe en déterminant sa durée d’intervention.
En effet, avoir recours à l’externalisation permet de répondre aux problématiques ponctuelles relatives à la conformité sans pour autant s’engager financièrement sur une longue période.
Au début de leur activité, les jeunes entreprises, confrontées aux enjeux de la conformité, ont souvent intérêt à recourir à l’externalisation afin de respecter les obligations de conformité sans être contraintes de recruter un spécialiste en compliance dont elles ne peuvent pas toujours assumer les frais.
L’entreprise peut adapter ses coûts et gagner en souplesse. Le budget est donc globalement mieux maîtrisé.
Externaliser pour mettre en place une méthode de contrôle et de suivi de qualité
L’externalisation présente aussi l’atout majeur d’encadrer la fonction de conformité par une expertise de qualité.
La complexité de la réglementation relative à la conformité ne peut être appréhendée que par des prestataires externes très spécialisés. Les prestataires externes connaissent bien les méthodes de contrôles efficaces de suivi de conformité et font donc bénéficier leur clients d’une expertise ayant déjà fait ses preuves.
La marge d’erreur de ces derniers est donc très réduite.
Pourquoi internaliser la fonction de conformité ?
Internaliser pour garder le contrôle sur les conditions d’exécution des procédures de conformité
Certaines entreprises optent pour l’internalisation du suivi de conformité afin de pouvoir contrôler l’ensemble de la procédure de contrôle et de suivi conformité.
En effet, l’entreprise qui exécute elle-même le contrôle et le suivi de la conformité fournisseur maîtrise davantage les conditions d’exécution de cette fonction tant en termes de délais que des spécificités juridiques au cas par cas.
De même, la réalisation du suivi de conformité en interne rassure l’entreprise sur la confidentialité des données traitées.
Internaliser pour assurer l’indépendance de l’entreprise en matière de compliance
L’un des inconvénients de l’externalisation peut parfois résider dans la dépendance de l’entreprise à son prestataire externe. En effet, en passant par un prestataire, les entreprises peuvent perdre en ressource et en expertise et oublier de développer leur savoir-faire interne.
La présence d’un juriste en conformité au sein de l’entreprise permet par exemple d’intervenir de façon autonome dans des domaines variés, parmi lesquels :
- la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB-FT) ;
- le droit de la concurrence ;
- la lutte contre la fraude ;
- la RSE (responsabilité sociale des entreprises) ;
- la protection des données personnelles ;
- la sécurité, l’hygiène et les conditions de travail.
Le juriste en conformité doit donc disposer d’une connaissance poussée dans différents secteurs, selon le domaine concerné.
A titre d’exemple, la mise en œuvre de la loi Sapin 2 par un juriste en conformité,permet de maîtriser la création d’un programme compliance régulièrement mis à jour selon les évolutions réglementaires et tenant compte des spécificités des clients de l’entreprise.
Un savoir-faire et des compétences précieuses qui participent à l’autonomie et à l’indépendance d’une entreprise mais qui peuvent aussi présenter l’inconvénient de faire peser une charge de travail parfois trop importante sur le collaborateur.
Aussi, à moins que l’entreprise mette en place une équipe de collaborateurs, dédiée à la fonction conformité, le suivi de conformité peut parfois perdre en efficacité et augmenter les risques juridiques.
Provigis : le juste milieu entre externalisation et internalisation
Le fonctionnement de la plateforme Provigis permet aux entreprises utilisatrices de trouver un juste milieu entre externalisation et internalisation grâce à la digitalisation et à la centralisation des données fournisseurs.
En effet, en tant que tiers de confiance, Provigis prend en charge la gestion des documents, réglementaires ou non, propres au secteur d’activité de l’entreprise et de ses fournisseurs tout en laissant libre accès aux données personnelles stockées.
L’ergonomie de la plateforme Provigis est un atout majeur pour les utilisateurs car en combinant les 3 fonctionnalités de : collecte des documents, vérification des documents et gestion des documents, elle permet un suivi optimal de la conformité en temps réel.
Le gain de temps généré par l’utilisation d’un outil de gestion tel que Provigis participe naturellement à un ROI (retour sur investissement) à court moyen/terme pour l’entreprise utilisatrice.
J’ai à cœur d’accompagner les entreprises dans le succès d’un écosystème de compétences externes, en garantissant le respect réglementaire qui nous est tous imposé. Je m’engage donc à participer à des manifestations (Open Talents Lab, Club des Acheteurs, Customer Lab) qui nous permettrons de construire en co-développement les bonnes pratiques de demain. Un de nos objectifs chez Freelance.com ? Conduire et mener à bien le succès de la relation entreprises/ fournisseurs sous forme d’unité. J’ai l’habitude de dire que votre salarié d’aujourd’hui, sera votre indépendant/prestataire de demain 👍. D’un point de vue opérationnel, je maintiens un contact régulier avec nos clients (Direction Achats, RH et juridique) par une veille juridique permanente sur le concept d’entreprise étendue et ses défis.
