Club Utilisateurs : Centraliser vos documents fournisseurs sur Provigis

Le jeudi 10 juin dernier se déroulait notre Club Utilisateurs autour de la thématique “Centraliser vos documents fournisseurs”. Catherine Resano, Responsables Grands Comptes et Emilie Petracco, Customer Success Manager accompagnées pour l’occasion de M. Brian Sudrie, juriste chez Comdata France, venu nous partager son retour d’expérience client. 

Quelques actualités provigis …

Le webinar s’est ouvert sur quelques actualités du groupe : 

Provigis partenaire du Médiateur des Entreprises lance la 2ème édition de son étude : nous vous invitons à y participer ! Pour rappel, Provigis facilite la mise en œuvre opérationnelle du domaine 4 du Label RFAR. 

• Engagement dans une démarche d’achats responsables
• Conditions de la qualité des relations fournisseurs
• Respect des intérêts des fournisseurs
• Intégration de la responsabilité sociétale dans le processus achats
• Impact des achats sur la compétitivité économique de l’écosystème

La mise en place de session de formations organisée par l’équipe CSM :

«L’idée étant de vous permettre une meilleure prise en main de l’outil avec les descriptifs des différentes fonctionnalités dont vous disposez. Vous pouvez dès à présent vous inscrire sur notre site Provigis, rubrique événement.»

Explique Emilie Petracco

La centralisation de vos documents fournisseurs

Les sociétés doivent accéder facilement et rapidement aux documents et aux données qualifiées de leurs fournisseurs. Ces données à forte valeur ajoutée permettent d’identifier des bénéfices métiers (QHSE, RSE, sécurité, etc.) et ainsi avoir une meilleure connaissance des fournisseurs selon une cartographie des risques.

Une tendance qui s’explique avant tout par un cadre législatif et règlementaire de plus en plus exigeant à l’égard des grandes entreprises.

«C’est dans ce contexte que Provigis a observé un grand besoin auprès de différents clients, que ce soit Grands Comptes, PME ou ETI. Des enjeux au niveau de la conformité fournisseurs qui s’axent autour de 5 enjeux principaux liés à la conformité au sens large : 

• la lutte contre le travail dissimulé
• la lutte contre la corruption (loi Sapin II)
• la protection des données privées (RGPD)
• la responsabilité sociétale des entreprises (RSE)
• la politique de qualité, hygiène, sécurité, environnement (QHSE)

«A titre d’exemple, l’assurance RCP est collectée par 95% de nos clients.»

LISTE DES DOCUMENTS DISPONIBLES SUR PROVIGIS 

Pour rappel, le coeur de métier chez Provigis est de vous permettre de répondre à l’obligation de vigilance, dans ce cadre là c’est une collecte focus sur 3 documents avec la mise à jour au semestre  :

• Attestations d’immatriculation répondant aux exigences de la législation issues d’un registre officiel (Infogreffe, INSEE, INPI, DILA, KBis).
• Attestations de Vigilance ACOSS (URSSAF, SSI, MSA, etc.)
• Liste nominative des travailleurs étrangers soumis à autorisation de travail (Art. D 8254 du code du travail)

«La plateforme a évolué et permet aujourd’hui à nos clients de pouvoir bénéficier d’une mutualisation d’un certain nombre de documents.»

rappelle Catherine Resano

Ces documents sont organisés selon des thématiques :

• Documents fiscaux (attestation de régularité fiscale, bilan financier, etc.)
• Documents assurances (assurance RCP, assurance décennale, etc.)
• Documents QHSE (certificat MASE, QSE, données des personnes physiques accédant au site, etc.)
• Documents transport (TSVR, attestation de capacité professionnelle en transport fluvial, routier, etc.)
• Documents RH (attestation CARSAT, certificat délivré par la CNAVPL, etc.)
• Documents métiers (EN 9100, ISO 12647, etc.)
• Autres certifications (achats responsables/RSE, lutte anti-corruption, système d’information, etc.)
• Ou tout autre document lié à la prestation en cours avec les fournisseurs

Cette liste n’est pas exhaustive, si vous souhaitez obtenir des documents qui ne figurent pas sur cette liste ou vous souhaitez faire signer électroniquement des documents à vos fournisseurs, Provigis vous permet de collecter des documents spécifiques, propres à votre société. 

 «Un document mutualisé est un document qui a un formalisme unique sur lequel il n’y a pas de connotation client et ce document permet aux fournisseurs de le déposer une seule fois. Bien évidemment la plateforme permet aussi de collecter des documents que l’on appelle spécifiques. On a pu observer durant l’année 2020 et début d’année 2021, une forte demande sur ces types de documents dit “documents spécifiques » et notamment sur la partie questionnaire. »

précise Catherine Resano.

Catherine nous donne un exemple, avec une forte demande des Grands comptes sur les questionnaires focus Sapin II. 

De son côté, Emilie Petracco explique :

«Alors bien sûr, la tendance concernant les PME et ETI reste sur l’obligation de vigilance. Ensuite comme expliqué par Catherine, on va collecter principalement l’assurance RCP et le RIB. On constate une véritable nouvelle tendance autour de la RSE. L’année 2020 a été bénéfique pour les petites entreprises pour amorcer ces démarches responsables et donc on de plus en plus le service QHSE qui va également utiliser la plateforme Provigis pour collecter des documents tels que les certificats ISO ou les chartes. Ces entreprises peuvent désormais s’appuyer sur le questionnaire RSE mutualisé, édité avec notre partenaire ER+, qui permet de récolter ces documents et facilite aussi la vie de vos fournisseurs.»

Retour d’expériences de la société Comdata France Brian Sudrie – juriste

En travaillant avec Provigis, COMDATA France a pu déléguer la gestion des documents et l’aspect réglementaire vis-à-vis de leurs fournisseurs.

«COMDATA est un partenaire business de la relation client, c’est-à-dire que nous assurons pour nos clients l’externalisation soit de leur service client, soit leur recouvrement, soit l’assistance technique, etc.»

présente Brian Sudrie.

Il nous précise également que plus une structure est grande, plus elle se renforce en matière de RSE. Il y a les obligations légales mais aussi les politiques internes qui obligent à devoir être vertueux sur de multiples aspects.

«Le RSE est une démarche que nous menons depuis un peu plus de 10 ans maintenant au sein du groupe. C’est finalement prendre en compte toutes les parties prenantes en interne comme en externe ; et parmi les externes, on retrouve notamment les fournisseurs.»

Brian Sudrie explique qu’une des volontés du groupe est également de partager les valeurs éthiques et d’intégrité du groupe avec les parties prenantes et donc leurs fournisseurs :

« Par exemple, prévenir les risques, respecter la loi tout simplement, respecter les différentes réglementations applicables à notre métier. En étant vigilant sur ces points, c’est évidemment protéger les intérêts de COMDATA mais aussi protéger les intérêts de nos clients donneurs d’ordres, qui sont des grandes entreprises pour la plupart, certaines même inscrites au CAC40. »

Pour respecter ses engagements et les intérêts de ses parties prenantes, COMDATA s’appuie désormais sur Provigis :

« Nous faisions déjà la collecte de documents mais il était un peu fastidieux de faire les demandes par emails, faire les relances de suivi, etc. La direction juridique d’un groupe comme le nôtre est déjà bien occupée au quotidien […] Il nous a paru évident depuis plusieurs mois de se tourner vers une solution comme Provigis pour que ça soit digitalisé et automatisé. Cette digitalisation nous permet un meilleur pilotage du suivi fournisseurs. En interne, on parle parfois de référencement fournisseurs […] c’est mettre en place un référencement de fournisseurs de confiance et avec qui on sait que COMDATA peut travailler parce qu’on cherche à obtenir un équilibre contractuel sain avec les fournisseurs. La contrepartie, c’est de leur demander d’être vertueux et transparents. »

« On est passé d’une gestion fastidieuse, en mettant à jour un fichier excel par nous même, à Provigis”. Briand Sudrie précise, “Nous connaissions déjà Provigis en tant que prestataire, puisque vis-à-vis de nos clients donneurs d’ordre, il nous était également demandé les documents de l’obligation de vigilance. Le choix de Provigis a donc été plutôt simple puisqu’on connaissait déjà la solution et qu’on avait bien constaté que c’était sain d’utilisation.” M. Sudrie ironise: « Il est bien connu que les juristes ne sont pas les plus à l’aise en informatique. Avec Provigis, si vous savez utiliser internet ou bien Facebook, vous saurez évidemment utiliser Provigis. »

M. Sudrie nous partage les premiers retours d’expérience de la mise en place de l’outil :

« Depuis que nous utilisons cette solution, c’est beaucoup plus rapide pour compiler les documents, et en gagnant du temps là-dessus, on a davantage de temps pour assurer une véritable vigilance d’analyse à partir des reporting que Provigis nous transmet, on a une vraie logique de vigilance presque permanente. »

Au-delà des documents classiques de l’obligation de vigilance, le groupe COMDATA a mis en place la collecte d’une charte des achats responsables, une charte anti-corruption en fonction de la typologie du fournisseur, ainsi qu’une charte éthique.

Les utilisateurs Provigis connectés interrogent Brian Sudrie sur la réticence de certains fournisseurs au dépôt des documents ; selon lui, il y a deux hypothèses : 

« Soit ils ne sont pas à jour parce qu’ils sont embêtés à devoir prendre du temps pour déposer sur la plateforme. Soit ils ne connaissent pas l’outil, ne connaissent pas les documents. L’interlocuteur ajouté sur Provigis peut être dans certains cas de figure un directeur de compte qui ne connaît pas tous les aspects juridiques. Parfois, il faut chercher le bon interlocuteur. Mais lorsqu’on leur présente de manière pédagogique les enjeux de notre démarche qui a pour but de s’assurer qu’ils sont sur la même ligne de communauté de valeurs, cela fonctionne bien. »

Le webinar s’est terminé avec une session de questions/réponses très riches avec les participants afin d’approfondir certaines réflexions sur le déploiement de ce type de questionnaire et sur la façon de le mettre en place en interne.

Nous remercions vivement nos participants et nous vous donnons très prochainement rendez-vous pour de nouveaux webinars Provigis !

Pour accéder au replay du webinar, cliquez ici ! 

A propos de  COMDATA France

Plus que jamais l’enjeu pour chaque entreprise n’est plus de faire face mais de profiter de l’explosion des interactions sur de multiples canaux, pour se démarquer, séduire, retenir, vendre ou re-vendre.
C’est précisément la mission de Comdata de vous accompagner pour transformer cette opportunité en valeur pour votre business, en vous proposant la meilleure combinaison d’humains, de process et de technologie pour la gestion de votre Relation Client.

Multi-spécialiste, nous vous proposons une gamme complète de services innovants et intégrés allant de l’externalisation des interactions et des process clients (BPO) jusqu’au conseil en Expérience Client.

Nous sommes différents et uniques par la combinaison de nos atouts : solidité financière, largeur de notre offre, ancrage local au plus proche de vous et notre obsession pour l’excellence opérationnelle et la qualité du service rendu. Chez Comdata France, avec nos 26 sites et nos 12 000 collaborateurs en France, au Maroc et dans l’océan indien (Madagascar et Maurice), nous vous offrons des dispositifs sur-mesure (best scoring) adaptés à vos enjeux.

Avec notre présence internationale (118 centres de contacts dans 22 pays en 30 langue), nous accompagnons également les entreprises françaises dans leur développement global. Nous vous apportons les meilleures pratiques et vous accompagnons à la conquête du monde.

95% de nos clients nous recommandent et nous aimerions pouvoir vous compter parmi eux pour notre prochaine étude annuelle.