URSSAF : la conservation des documents nécessaires au recouvrement ou au contrôle des cotisations
Chaque année, la Loi de financement de la Sécurité sociale apporte des changements qui intéressent les auto-entrepreneurs et les employeurs. La loi 2019 a instauré des nouveautés concernant les contrôles URSSAF et les sanctions encourues. Voici ce que vous devez savoir.
L’arrivée du support numérique
Les dispositions de la loi de finances sont appliquées depuis le 1er juillet 2019. La principale concerne le délai de conservation des documents. Désormais, il est obligatoire de conserver, pendant une durée d’au moins 6 ans, les documents nécessaires en cas de contrôle de l’URSSAF ou pour le recouvrement des cotisations sociales. Ce délai court à partir de la date d’émission ou de réception de chaque document.
En revanche, depuis l’arrêté du 23 mai 2019, la numérisation et le stockage des documents sur support numérique sont autorisés. Le texte apporte des précisions sur les modalités de leur numérisation, précisant que celle-ci reprend les mêmes garanties que celles du droit fiscal. Ainsi, la numérisation doit reproduire à l’identique le document, sans lui apporter de modification. Cela signifie, entre autres, que les couleurs du document doivent être conservées, et qu’il doit être horodaté.
En outre, tout traitement de l’image est interdit. En d’autres termes, le document ne doit pas avoir été modifié.
Les originaux peuvent être réclamés
Dans le cas où la version numérique n’est pas satisfaisante aux yeux de l’administration, celle-ci peut demander à recevoir l’original au format papier. Il peut donc être utile de conserver ces originaux.
Les enjeux et sanctions de la conservation de documents
Il y a essentiellement deux cas de figure où l’URSSAF pourra réclamer ce type de documents : pour contrôler les remboursements de frais correspondant aux dépenses exonérées de cotisations sociales, et pour vérifier la déductibilité des charges et la récupération de T.V.A.
Si l’URSSAF peut contester la nature d’un document et l’écarter, cette appréciation peut être à son tour contestée auprès du comité des abus de droit.
Face aux abus, la loi de finances 2019 a également renforcé les sanctions. Lorsqu’un cotisant agit dans le but avéré de payer moins d’impôts, ou s’il dissimule des opérations, l’URSSAF aura recours à la procédure d’abus de droit pour rectifier l’impôt dû. À celui-ci, la commission ajoutera des intérêts de retard correspondants à 0,20 % de l’impôt par mois de retard ainsi que des majorations. Ces dernières pourront être de 40 ou 80 % selon les cas.
Penser au « droit de rescrit »
En cas de doute, l’administration incite toujours à la contacter, généralement par écrit. Le « rescrit d’abus de droit » est là pour dissiper le doute, et si une opération oubliée est signalée, l’URSSAF saura tenir compte de l’initiative et de la bonne foi d’un entrepreneur.
N’oubliez pas, enfin, que le droit des finances évolue constamment, et que l’année 2020 connaîtra elle aussi son lot de modifications. L’arrivée du numérique et l’alourdissement des sanctions concernant le contrôle des recouvrements ne sont qu’une étape : de nouvelles évolutions sont à venir.
Au cœur des enjeux métiers des Directions Achats, notamment par l’animation du Club des Acheteurs (réseau CNA), j’accompagne les grandes entreprises et les PME dans l’utilisation de Provigis depuis plus de 10 ans en garantissant leurs processus de conformité fournisseurs. Notre service numérique Provigis s’inscrit en effet pleinement dans les démarches de digitalisation des Achats Responsables pour la prévention des risques et la pérennité des relations clients-fournisseurs. Je me tiens en permanence à l’écoute des clients, du marché et des organismes de référence dans le cadre d’une veille continue sur un contexte règlementaire en pleine mouvance.
