L’intelligence artificielle au service de la vérification des documents
Depuis trois ans, Provigis utilise un robot pour analyser les documents légaux des fournisseurs. Pour quels bénéfices ? La progression rapide de l’intelligence artificielle impacte de nombreux secteurs d’activités dont celui de la conformité fournisseurs. Précurseur dans le domaine, Provigis utilise depuis trois ans maintenant un « robot » pour faciliter et accélérer la vérification des documents légaux des fournisseurs de ses entreprises clientes. A quoi sert ce robot ?
On fait le point avec Vincent Labarère, chef de produit technique chez Provigis.
Concrètement à quoi ressemble ce robot ?
V.L : Il s’agit d’un serveur comprenant un logiciel qui fonctionne avec une librairie Open Source.
A quoi sert-il ?
V.L : Le robot analyse un certain nombre de points clés, cherche des cohérences et acte la validité ou invalidité du document. A partir du moment où le document est reconnu par le robot comme authentique (le code de vérification du Kbis et de l’attestation de vigilance est confirmé), valide (la date de validité n’est pas dépassée) et relié à la bonne société (via le numéro de SIREN ou SIRET), nous sommes alors en mesure de le certifier conforme.
Comment fonctionne-t-il ?
V.L : Le robot fonctionne avec un système de scoring sur les points clés de contrôle. Si ce scoring est trop bas, le robot le considérera inclassifiable et ce dernier sera envoyé directement dans notre pôle de vérification manuelle.
Quelles sont les principales causes d’un document inclassifiable par le robot ?
V.L : Ce qui influe sur le nombre de documents jugés inclassifiables par le robot est essentiellement dû à la qualité du scan. Si 90% des vérifications de PDF électroniques sont automatisées, dans le cas d’un document scanné ce chiffre tombe à 50%. Les indépendants ou encore les TPE ne sont généralement pas suffisamment outillés pour réaliser des scans dans des conditions optimales. De manière globale, le robot analyse 88 % des documents URSSAF (car diffusion électronique élevée) et 57 % des Kbis.
« Ce robot nous permet d’être beaucoup plus réactifs car il valide ou invalide un document en moins de 2 minutes ! »
Quels sont les principaux avantages pour Provigis ?
V.L : Ce robot nous permet d’être beaucoup plus réactifs car il valide ou invalide un document en moins de 2 minutes, ce qui signifie qu’en moins de 2 minutes un fournisseur saura si son document est valide ou invalide. En validation manuelle, nous nous donnons un délai de 48 heures.
Tous les documents fournisseurs peuvent-ils être demain vérifiés par ce robot ?
V.L : Provigis se garde la possibilité de faire évoluer le robot pour aller vérifier d’autres typologies de documents. Cela va dépendre ensuite du degré de vérification que nous souhaitons. Les documents très normés de type attestation URSSAF, Kbis ou encore attestation SSI [la sécurité sociale des indépendants, ex RSI] sont relativement faciles à analyser pour le robot.
Sur d’autres documents comme les assurances par exemple, le travail d’analyse sera plus complexe car chaque assureur fournit généralement un document de plusieurs pages mettant en exergue des validités différentes. Il sera donc très difficile de généraliser des critères. Nous pourrons automatiser mais nous devrons baisser le nombre de critères de contrôle et donc prendre le risque d’avoir des faux positifs. C’est la raison pour laquelle Provigis travaille sur de nouvelles vérifications automatisées uniquement sur des documents normés (attestation SSI mais aussi attestation de régularité fiscale, liasse fiscale, etc.) permettant d’avoir un maximum de critères et ainsi de limiter la marge d’erreur.
Face à l’augmentation sensible du nombre de fournisseurs en 2018, Provigis a totalement refondu l’interface fournisseurs de sa plateforme en début d’année afin de la rendre plus fluide et « user friendly ».
🙋♂️ Que se soit au sein des évènements du Club des Acheteurs (réseau CNA) ou lors des échanges du Club Utilisateurs Provigis, nous identifions clairement que les Directions Achats voient constamment leurs enjeux métiers évoluer, notamment vers les Achats Responsables ! 💡 Curieuse des nouvelles technologies et des services numériques existants, j’ai à cœur de favoriser le partage et les réflexions sur les thématiques qui peuvent apporter des solutions innovantes et digitales à ces nouveaux enjeux ! 🚀 Découvrez au sein de notre blog et nos ressources disponibles, nos différents contenus qui répondent à ces problématiques !
