Les décrets Kbis : Allègement des procédures administratives et ancrage de l’open data dans les pratiques des institutions

Facteur de rapidité, la transition numérique participe aussi à l’amélioration de la performance globale des institutions en maîtrisant le flux d’échanges entre les différents acteurs. En France, l’évolution législative relative à la transition numérique a été impulsée par les différentes lois sur la dématérialisation.

La dématérialisation désigne le remplacement des supports d’informations matériels par des fichiers informatiques et des ordinateurs au sein d’une entreprise ou d’une organisation (associations, institutions administratives etc).

L’article 1366 du Code civil énonce à ce sujet que “ L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.” (Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations).

La dématérialisation est devenue un enjeu central pour les entreprises car sa mise en place a rapidement amélioré la performance et la compétitivité des acteurs économiques. Dans le même sens, la loi pour une République numérique, promulguée le 7 octobre 2016 visait à préparer la France à la transition numérique en promouvant l’innovation et le développement de l’économie numérique et la protection des droits des citoyens.

Plus récemment, les décrets dits “ décrets Kbis ”, publiés le 22 mai 2021, confirment le tournant technologique des process des entreprises et des administrations en simplifiant diverses procédures administratives grâce au numérique.

Que disent ces décrets et comment viennent-ils ancrer l’utilisation du numérique dans les procédures administratives ? Explications.

Les changements apportés par les décrets Kbis

Le 22 mai 2021, les décrets Kbis ont été publiés. Issus de la loi PACTE (loi n° 2019-486 du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises), ces décrets visent à alléger la charge administrative des entreprises concernant la présentation obligatoire et systématique d’un extrait Kbis pour certaines procédures administratives.

Rappelons que l’extrait Kbis est le document d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM) de l’entreprise.

L’ambition affichée de la loi Pacte est de faciliter et simplifier la vie des entreprises en supprimant certaines obligations administratives jugées parfois néfastes à leur performance et à leur compétitivité.

Concrètement, les “ décrets Kbis ” apportent les modifications suivantes :

1. La suppression de l’obligation imposée aux entreprises de fournir un extrait d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS), au répertoire des métiers (RM) ou au registre des entreprises tenu par les chambres de métiers d’Alsace et de Moselle pour leurs démarches administratives.
2. La substitution de l’obligation de fourniture de l’extrait Kbis par la simple transmission du numéro SIREN (numéro unique d’identification délivré par l’INSEE).

Les décrets concernent 55 procédures administratives ciblées parmi lesquelles :

• la demande d’autorisation d’exploitation commerciale ;
• la demande d’ouverture d’une procédure collective (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire) ; 
• la preuve de l’absence de cas d’exclusion d’un candidat à un marché public ;
• les démarches pour l’ouverture de fourniture de gaz ou d’électricité pour l’ entreprise ;
• la demande d’inscription auprès de l’Inpi ; 
• l’autorisation d’une ouverture d’un commerce de détail etc ;

Ces dispositions entreront en vigueur le 23 novembre 2021.

Digitalisation des procédures administratives : l’importance de l’open data

Qu’est-ce que l’open data ?

L’open data, traduisez “données ouvertes ” en français, sont des informations numériques qui peuvent être utilisées et partagées librement par les usagers. Ces données numériques peuvent être d’origine privée ou publique si elles sont produites par une collectivité ou un établissement public. L’open data se caractérise par sa facilité d’accès en étant accessible au public sans accès restrictif.

Concrètement, l’open data peut concerner des informations variées telles que des données chiffrées, des dates, des noms, des sigles ou des symboles, des lieux, des personnes physiques ou morales etc. En somme, l’open data permet un rassemblement de diverses données facilitant les échanges et les process entre les institutions et le public en général.

Les politiques d’ouverture des données publiques visent trois objectifs :

• améliorer le fonctionnement démocratique, par la transparence et la concertation et l’ouverture à de nouveaux points de vue ;
• améliorer l’efficacité de l’action publique ;
• proposer de nouvelles ressources pour l’innovation économique et sociale ;

Simplification de la collecte de l’extrait Kbis grâce à l’open data

Si certains critiquent la légèreté des modifications apportées par les récents décrets Kbis, les textes présentent surtout l’intérêt d’ancrer la pratique de l’open data pour la digitalisation des procédures administratives.

En effet, en substituant l’exigence de l’extrait Kbis par la transmission du numéro SIREN, l’administration a directement accès aux données concernant l’entreprise qui dépose la demande.

Le numéro SIREN permet à l’administration de traiter la demande de l’entreprise via le  site internet : annuaire-entreprises.data.gouv.fr destiné à retrouver toutes les données publiques détenues par l’administration sur une entreprise ou une association dont les données sont contenues dans un extrait KBIS/D1.

Les données sont donc centralisées et facilement accessibles grâce à l’open data du gouvernement et donnent accès au registre national du commerce et des sociétés (RNCS) tenu par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) ainsi que du répertoire national des métiers (RNM) tenu par CMA France.

Provigis, partenaire des API gouvernementales

En tant que tiers-certificateur gratuit pour les fournisseurs, Provigis est mentionné par l’Etat comme partenaire bénéficiaire des récentes API publiées par les services de l’Etat .

Provigis peut ainsi obtenir les documents légaux officiels directement auprès des organismes administratifs compétents sans passer par les fournisseurs.

Grâce à ce statut, Provigis gère automatiquement la collecte des documents légaux nécessaires aux fournisseurs et supervise leur validité.

Textes de référence :

• Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations.
• Loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique.
• Loi n° 2019-486 du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises.
• Décret n° 2021-631 du 21 mai 2021 relatif à la suppression de l’exigence de présentation par les entreprises d’un extrait d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers dans leurs démarches administratives.