Comprendre et mettre en place un plan de gestion des risques

En quoi consiste un plan de gestion des risques ?

Le plan de gestion des risques est un document stratégique qui identifie, évalue et organise la réponse aux risques potentiels qui peuvent affecter un projet ou une entreprise.

Il s’agit donc d’un cadre méthodologique qui formalise la surveillance, le contrôle et la neutralisation partielle ou totale des risques qui pèsent sur l’entreprise et qui menacent l’atteinte de ses objectifs.

Comment se présente un plan de gestion des risques ?

Concrètement, le plan de gestion des risques se présente sous forme d’un document qui énumère les risques auxquels l’entreprise est exposée en les classant selon :

• Leur catégorie: risque stratégique, opérationnel, financier, légal, environnemental, etc. ;
• La probabilité d’occurrence: exprimée en pourcentage ou sur une échelle de notation standardisée ;
• Leur impact potentiel, évalué en termes de gravité, par exemple de « négligeable » à « critique » ;
• La priorité du risque, définie selon sa probabilité d’occurrence et son impact potentiel ;
• Les stratégie de réponse ;
• Les actions préventives ;
• Le plan de contingence associé au risque en question ;
• La personne ou le service responsable de la surveillance et de la gestion du risque ;
• Le statut du risque: actif, en cours de traitement ou résolu ;
• La date de dernière évaluation du risque.

Le plan de gestion des risques est généralement synthétisé sous forme de tableau pour permettre aux responsables de visualiser rapidement l’état de la gestion des risques, de classer les risques selon le critère souhaité (généralement la priorité, le statut et la date de la dernière évaluation) et d’agir au bon moment.

❌ Ce que le plan de gestion des risques n’est pas

Le plan de gestion des risques n’est pas une simple checklist qui énumère des risques de manière générique et abstraite. Il n’est pas déconnecté de la réalité opérationnelle et il n’est ni statique, ni inflexible. Chaque risque est identifié dans le contexte de l’entreprise, son secteur d’activité, sa taille, sa culture et les spécificités de son activité. Ce n’est pas une fin en soi ou un simple exercice de conformité.

Le plan de gestion des risques, un outil décisif pour les donneurs d’ordre

Dans un écosystème où les interdépendances s’intensifient, les risques deviennent de plus en plus complexes et s’étendent sur toute la longueur de la chaîne de valeur.

Les actions d’un fournisseur ou d’un sous-traitant peuvent en effet avoir des répercussions majeures sur la performance de l’entreprise au sens large (réputation, conformité légale, continuité des opérations, confiance, etc.).

Pour les donneurs d’ordres, le plan de gestion des risques permet avant tout d’apporter de la prévisibilité et de la stabilité dans un environnement où l’incertitude est la seule constante. Une entreprise qui identifie, prévoit et formalise ses actions face aux risques est une entreprise qui sécurise sa croissance et qui évolue plus sereinement.

Pourquoi monter un plan de gestion des risques ?

La présence d’un plan formalisé de gestion des risques explique, à elle seule, 10,7 % du succès d’un projet. Sans un tel plan, l’entreprise gérera ses risques de manière informelle, intuitive et ad hoc, avec le plus souvent une posture réactive plutôt que proactive :

• L’impréparation face aux risques aggrave les conséquences financières, réputationnelles et juridiques des crises et incidents sur l’entreprise ;
• Les décisions sont prises dans l’urgence et sous pression, ce qui impacte négativement leur pertinence ;
• L’impact financier des incidents n’est pas préalablement évalué et budgétisé, ce qui menace la performance économique de l’entreprise, voire sa pérennité pour les risques à incidence majeure ;
• L’entreprise dépend de l’expérience individuelle pour la gestion de ses risques. La connaissance non formalisée est rattachée aux collaborateurs et se perd avec leur départ ;
• L’absence d’un plan de gestion des risques expose l’entreprise à une non-conformité légale, par exemple vis-à-vis du Code du travail (sécurité des travailleurs) ou encore de la loi n°2021 – 1018 du 2 août 2021 relative à la prévention en matière de santé au travail.

En partant de là, l’intérêt du plan de gestion des risques pour l’entreprise devient évident :

1. Analyse détaillée des scénarios

Un plan de gestion des risques efficace implique une analyse de scénarios où chaque risque identifié est accompagné d'une série d’implications logiques (de type « si - alors ») qui ne laisse aucune place à l’improvisation et au tâtonnement.

Par exemple, pour un fabricant, le risque de pénurie de matières premières sera identifié mais aussi et surtout suivi d'une analyse de l'impact sur la production, les délais de livraison et les coûts. Le plan de gestion des risques pourra donc rationaliser la prise de décision, comme la diversification des fournisseurs, l’augmentation des stocks de sécurité, la recherche de matériaux alternatifs, etc.

2. La quantification des risques

Plutôt que de lister les risques, le plan permettra de les quantifier en termes de probabilité et d'impact financier.

Les entreprises les plus matures à ce niveau font appel à des modèles statistiques ou des analyses de sensibilité pour évaluer comment les variations dans certains paramètres (comme les taux d'intérêt ou les prix des matières premières) affectent les résultats financiers.

3. Plans de contingence opérationnels

Des plans de contingence opérationnels sont élaborés pour chaque risque majeur afin de sécuriser l’activité.

Prenons l'exemple d'une entreprise de logistique qui fait face au risque de grèves des transporteurs. Le plan de gestion des risques détaillera ce risque ainsi que les étapes à suivre en cas de grève, comme l'activation de routes alternatives, la collaboration avec d'autres transporteurs ou l'ajustement des délais de livraison.

4. Intégration avec la stratégie d'entreprise

Avec un plan formalisé, la gestion des risques se greffe dans la stratégie globale de l’entreprise. Les objectifs de gestion des risques sont alignés avec les objectifs stratégiques, et les décisions prises à niveau abondent dans ce sens.

💡 Le plan de gestion des risques : un avantage concurrentiel

Seules 45 % des entreprises ont un plan de gestion des risques dûment documenté. Ces entreprises peuvent donc activer un avantage concurrentiel intéressant qui leur permettra de gagner des parts de marché en cas de concrétisation d’un risque marché.

Prenons un exemple concret. Une entreprise internationale de fabrication de composants électroniques dispose d’un plan de gestion des risques bien établi, ce qui n’est pas forcément le cas de son concurrent direct.

Situation de risque marché : une crise économique entraîne une fluctuation importante des taux de change. Grâce à son plan de gestion des risques, l’entreprise a déjà identifié ce risque clé pour ses opérations. Elle a donc mis en place des contrats de couverture financière (hedging) pour sécuriser les taux de change et se protéger contre les fluctuations soudaines.

Son concurrent direct subit des pertes et des interruptions dans sa chaîne d'approvisionnement, tandis que l’entreprise assure la continuité de ses opérations et capitalise sur les opportunités de marché créées par la crise (acquisition de nouveaux clients, renégociation des tarifs avec les fournisseurs, etc.).

5. Préparer et responsabiliser les équipes

Le plan de gestion des risques comprend généralement des programmes de formation pour les employés et la direction ainsi que des simulations régulières de crises pour s'assurer que les réponses sont bien comprises et peuvent être mises en œuvre rapidement en cas de besoin.

Les équipes sont préparées et responsabilisées sur les risques inhérents à leur domaine d’expertise :

• Un chef de projet pourrait être chargé de surveiller les risques liés au calendrier du projet ;
• Un responsable Achats pourrait surveiller les risques liés aux fournisseurs, etc.

Comment bien préparer son plan de gestion des risques ?

Nous avons résumé l’élaboration du plan de gestion des risques en 5 étapes clés.

1. Identifier les risques qui pèsent sur l’activité

Organisez des sessions de brainstorming avec les différentes équipes de votre organisation, notamment les opérations, la finance, les RH, l’IT, les achats, etc. L'objectif ici est d’analyser les risques sous différents angles pour tendre vers l’exhaustivité.

L’analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces), la matrice PESTEL et les forces de Porter donnent un cadre intéressant pour stimuler les discussions et encourager une réflexion ouverte et créative.

Créez une base de données ou une liste de tous les risques mentionnés lors des sessions. Tous les détails pertinents doivent être notés : la source du risque, les conditions de son apparition, les aspects de l'entreprise qu'ils pourraient affecter, les solutions envisagées, etc.

Dans certains domaines complexes, comme le juridique ou l’IT, vous devrez probablement consulter des experts externes pour garantir que votre évaluation des risques est pertinente, complète et à jour.

2. Définir les critères d’évaluation des risques

À ce stade, il s’agira de définir les critères quantitatifs et qualitatifs de l’évaluation des risques :

• Quantitatifs : basez-vous sur des données historiques et des statistiques pour estimer la probabilité d'un risque. Par exemple, si des incidents similaires se sont produits dans le passé, quelle a été leur fréquence ? Ces données peuvent être obtenues à partir de rapports internes, d'études de marché ou de bases de données publiques, notamment auprès des Chambres de Commerce et de l’Industrie (CCI) ;
• Qualitatifs : pour les risques où les données historiques sont limitées, vous pouvez réaliser des évaluations qualitatives en vous basant sur l'expertise et l'expérience de vos collaborateurs et/ou de consultants externes.

3. Évaluer la probabilité et les conséquences de chaque risque

Développez des échelles de probabilité (par exemple, de « très improbable » à « très probable ») et d'impact (de « négligeable » à « critique »).

Chaque échelon doit être défini selon des critères clairs et chiffrés pour permettre de classer les risques de manière cohérente dans le tableau du plan de gestion des risques (voir plus bas).

Par la suite, organisez des ateliers où des équipes multidisciplinaires évaluent les risques en utilisant les échelles préalablement définies. Le brainstorming structuré et la méthode Delphi seront utiles pour minimiser les biais individuels et parvenir à un consensus éclairé.

Chaque risque évalué doit être accompagné d'une justification détaillée des scores attribués (référence à des données, rapports antérieurs, exemples réels dans le secteur d’activité, avis d’experts, etc.).

Plusieurs outils peuvent vous aider à ce stade :

• Une solution digitale permettant de collecter les documents et les données de conformité des tiers comme Provigis ;
• Des matrices de risque pour croiser la probabilité et l’impact des risques afin de visualiser les hiérarchiser ;
• Des logiciels de gestion des risques pour paramétrer des alertes automatiques, des rapports de suivi, etc.

4. Planifier une réponse adaptée à chaque risque

Pour chaque risque prioritaire, déterminez la meilleure stratégie à adopter selon l'évaluation de la probabilité et de l'impact du risque, ainsi que des ressources disponibles pour y faire face :

• Évitement : modifier les plans ou les processus pour supprimer complètement le risque ;
• Transfert : utiliser des instruments (assurances ou contrats) pour transférer la responsabilité à un tiers ;
• Atténuation : prendre des mesures pour réduire la probabilité ou l'impact du risque (adoption de nouvelles technologies, formations de sécurité, recrutement, etc.) ;
• Acceptation : reconnaître que le risque est inévitable et planifier des actions pour en minimiser les effets.

Pour les risques critiques, préparez des plans de contingence qui seront exécutés si les stratégies initiales ne suffisent pas à contrôler ou à atténuer le risque. Ces plans doivent se baser sur le pire scénario et définir des actions claires pour limiter les dégâts.

Attribuez à des collaborateurs ou à des équipes la responsabilité de mettre en œuvre les stratégies de réponse. Assurez-vous que chaque responsable dispose des ressources et de l'autorité nécessaires pour gérer le risque de manière efficace.

5. Assurer le suivi des risques

Le plan de gestion des risques est dynamique et doit évoluer en fonction des changements dans l'environnement interne et externe de l'entreprise.

Organisez des évaluations périodiques (à intervalles réguliers ou en réponse à un changement dans l’environnement opérationnel) pour réviser et actualiser les évaluations des risques et les stratégies de réponse.

Utilisez les données sur les incidents liés aux risques comme le coût des interventions et l'efficacité de la réponse pour ajuster le plan de gestion des risques dans une dynamique d’amélioration continue.

Comment utiliser son plan de gestion des risques une fois créé ?

Assurez-vous que tous les employés connaissent le plan et comprennent leur rôle dans sa mise en œuvre.

Les voies de communication entre les responsables des risques et la direction doivent être ouvertes et efficaces, car la capacité à rapporter rapidement les risques conditionne le timing et la qualité de l’action ou de la réaction.

Vous pouvez également réaliser des simulations et des exercices pour tester la réactivité de l'entreprise face aux scénarios de risque les plus probables. Analysez les résultats des tests pour identifier les points d’amélioration.

Template de plan de gestion des risques

Le plan de gestion des risques efficace est généralement présenté sous forme de tableau pour une visualisation claire et directe des informations.

Voici une description détaillée des colonnes que l’on retrouve habituellement dans ce document :

• Identification du risque : cette colonne liste chaque risque potentiel identifié au sein de l'organisation. Un risque est décrit de manière concise mais claire ;
• Catégorie du risque: est-il stratégique, opérationnel, financier, légal ?
• Description détaillée du risque: sa source probable, les conditions qui pourraient le déclencher, les facteurs de risque, l’historique de ce risque dans l’entreprise, etc. ;
• Probabilité d'occurrence : cette colonne évalue la fréquence à laquelle le risque est susceptible de se réaliser. La probabilité peut être quantifiée (par exemple, en pourcentages) ou qualifiée (faible, moyenne, élevée) ;
• Impact potentiel : on estime ici les conséquences si le risque se concrétise sur une échelle similaire à celle de la probabilité (faible, moyen, élevé) ;
• Priorité: la combinaison de la probabilité et de l'impact permet de déterminer la priorité du risque, c’est-à-dire l'ordre dans lequel il doit être appréhendé ;
• Actions préventives : décrit les mesures prises pour prévenir ou atténuer le risque avant qu’il ne se matérialise ;
• Stratégies de réponse: évitement, réduction, transfert, acceptable ;
• Plan de contingence: en cas de réalisation du risque, quelles sont les actions à entreprendre ?
• Responsable : cette colonne assigne chaque risque à un membre ou une équipe spécifique dans l'organisation ;
• Statut: actif, en cours de traitement, ou résolu.
• Date de révision : cette colonne indique quand chaque risque a été examiné pour la dernière fois et programme la prochaine révision.

Risque Catégorie Description Probabilité Impact potentiel Priorité Actions préventives Stratégies de réponse Plan de contingence Responsable Statut Date de révision

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