En travaillant avec Provigis, COMDATA France a pu déléguer la gestion des documents et le suivi de la conformité réglementaire de ses tiers

Témoignage Client - Comdata | Provigis

La manière la plus simple d'opérer vos diligences et contrôles de conformité

RETOUR D’EXPÉRIENCES DE LA SOCIÉTÉ COMDATA FRANCE
BRIAN SUDRIE – JURISTE

«COMDATA est un partenaire business de la relation client, c’est-à-dire que nous assurons pour nos clients l’externalisation soit de leur service client, soit leur recouvrement, soit l’assistance technique, etc.», présente Brian Sudrie.

Il nous précise également que plus une structure est grande, plus elle se renforce en matière de RSE. Il y a les obligations légales mais aussi les politiques internes qui obligent à devoir être vertueux sur de multiples aspects.

«Le RSE est une démarche que nous menons depuis un peu plus de 10 ans maintenant au sein du groupe. C’est finalement prendre en compte toutes les parties prenantes en interne comme en externe ; et parmi les externes, on retrouve notamment les fournisseurs.»

Brian Sudrie explique qu’une des volontés du groupe est également de partager les valeurs éthiques et d’intégrité du groupe avec les parties prenantes et donc leurs fournisseurs :

« Par exemple, prévenir les risques, respecter la loi tout simplement, respecter les différentes réglementations applicables à notre métier. En étant vigilant sur ces points, c’est évidemment protéger les intérêts de COMDATA mais aussi protéger les intérêts de nos clients donneurs d’ordres, qui sont des grandes entreprises pour la plupart, certaines même inscrites au CAC40. »

Pour respecter ses engagements et les intérêts de ses parties prenantes, COMDATA s’appuie désormais sur Provigis :

« Nous faisions déjà la collecte de documents mais il était un peu fastidieux de faire les demandes par emails, faire les relances de suivi, etc. La direction juridique d’un groupe comme le nôtre est déjà bien occupée au quotidien […] Il nous a paru évident depuis plusieurs mois de se tourner vers une solution comme Provigis pour que ça soit digitalisé et automatisé. Cette digitalisation nous permet un meilleur pilotage du suivi fournisseurs. En interne, on parle parfois de référencement fournisseurs […] c’est mettre en place un référencement de fournisseurs de confiance et avec qui on sait que COMDATA peut travailler parce qu’on cherche à obtenir un équilibre contractuel sain avec les fournisseurs. La contrepartie, c’est de leur demander d’être vertueux et transparents. »

« On est passé d’une gestion fastidieuse, en mettant à jour un fichier excel par nous même, à Provigis”. Briand Sudrie précise, “Nous connaissions déjà Provigis en tant que prestataire, puisque vis-à-vis de nos clients donneurs d’ordre, il nous était également demandé les documents de l’obligation de vigilance. Le choix de Provigis a donc été plutôt simple puisqu’on connaissait déjà la solution et qu’on avait bien constaté que c’était sain d’utilisation.” M. Sudrie ironise: « Il est bien connu que les juristes ne sont pas les plus à l’aise en informatique. Avec Provigis, si vous savez utiliser internet ou bien Facebook, vous saurez évidemment utiliser Provigis. »

M. Sudrie nous partage les premiers retours d’expérience de la mise en place de l’outil :

« Depuis que nous utilisons cette solution, c’est beaucoup plus rapide pour compiler les documents, et en gagnant du temps là-dessus, on a davantage de temps pour assurer une véritable vigilance d’analyse à partir des reporting que Provigis nous transmet, on a une vraie logique de vigilance presque permanente. »

Au-delà des documents classiques de l’obligation de vigilance, le groupe COMDATA a mis en place la collecte d’une charte des achats responsables, une charte anti-corruption en fonction de la typologie du fournisseur, ainsi qu’une charte éthique.

Les utilisateurs Provigis connectés interrogent Brian Sudrie sur la réticence de certains fournisseurs au dépôt des documents ; selon lui, il y a deux hypothèses : 

« Soit ils ne sont pas à jour parce qu’ils sont embêtés à devoir prendre du temps pour déposer sur la plateforme. Soit ils ne connaissent pas l’outil, ne connaissent pas les documents. L’interlocuteur ajouté sur Provigis peut être dans certains cas de figure un directeur de compte qui ne connaît pas tous les aspects juridiques. Parfois, il faut chercher le bon interlocuteur. Mais lorsqu’on leur présente de manière pédagogique les enjeux de notre démarche qui a pour but de s’assurer qu’ils sont sur la même ligne de communauté de valeurs, cela fonctionne bien. »

Le webinar s’est terminé avec une session de questions/réponses très riches avec les participants afin d’approfondir certaines réflexions sur le déploiement de ce type de questionnaire et sur la façon de le mettre en place en interne.

Nous remercions vivement nos participants et nous vous donnons très prochainement rendez-vous pour de nouveaux webinars Provigis !

Pour accéder au replay du webinar, cliquez ici ! 

Depuis que nous utilisons cette solution, c’est beaucoup plus rapide pour compiler les documents, et en gagnant du temps là-dessus, on a davantage de temps pour assurer une véritable vigilance d’analyse à partir des reporting que Provigis nous transmet, on a une vraie logique de vigilance presque permanente.

SQLI assure la conformité de ses fournisseurs grâce au connecteur Provigis / Corcentric

Témoignage client - SQLI | Provigis

SQLI, agence internationale dédiée à l’expérience digitale et spécialisée dans les plateformes de Commerce Omnicanal, assure la conformité de ses fournisseurs grâce à la Plateforme Corcentric et son connecteur avec Provigis.

Partenaire technologique de Corcentric, Provigis est une solution logicielle en mode SaaS qui assure la collecte, l’authenticité et la validité des documents légaux des sous-traitants collectés dans le cadre de l’obligation de vigilance et de la loi Sapin II. Grâce à son connecteur en API, les Directions Achats qui souhaitent accéder aux données de leurs fournisseurs et piloter leur conformité peuvent le faire directement depuis la Plateforme Corcentric.

Les bénéfices métiers de ce connecteur sont multiples :

Des données fournisseurs centralisées et à jour dans une plateforme unique

Une visibilité accrue pour un meilleur pilotage de la conformité

Une intégration totale des processus de conformité, de création et de référencement fournisseurs entre Provigis et Corcentric

Une digitalisation et une automatisation du contrôle légal et réglementaire des tiers sur la base de multiples critères (Loi Sapin II, RSE, Lutte contre le travail dissimulé…)

Une sécurisation des relations commerciales entre les entreprises en garantissant la conformité de l’ensemble des sous-traitants et fournisseurs

“La mise en œuvre par SQLI du connecteur Corcentric– Provigis traduit son engagement fort en matière de compliance fournisseurs au coeur de son processus stratégique de référencement et de gestion des risques de sous-traitance. Cette intégration automatisée des données de certification fournisseurs dans l’outil Corcentric rend très intuitif le pilotage de la conformité lors de la passation de commande et l’exécution des contrats. Elle permettra aux gestionnaires SQLI de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, par exemple en matière de sourcing ou de négociation »

Rémi Lenthéric, Directeur commercial de Provigis

SQLI facilite le pilotage de la conformité de ses fournisseurs grâce au connecteur Provigis et Corcentric.

Depuis 2019, l’ensemble des processus Procure-to-Pay et de Gestion des Contrats du Groupe SQLI sont gérés de façon unifiée sur la Plateforme Cloud Corcentric.

En 2010, le Groupe SQLI a fait le choix stratégique d’externaliser une partie de son activité digitale. Ainsi, 30 % de son offre fait appel à des sous-traitants. Dans le cadre de l’obligation de vigilance et de la lutte contre le travail dissimulé, SQLI a mis en place le connecteur API entre Provigis et Corcentric.

« Nous référençons environ 10 fournisseurs par jour. Relancer chaque fournisseur pour la mise à jour de leurs informations était très chronophage. Grâce au connecteur en API entre Provigis et la Plateforme Corcentric, nous gagnons en efficacité et en temps. 

Nawel Yaiche – Chef Comptable/Achats Groupe, SQLI

À terme, avec la mise en place du connecteur entre Corcentric et Provigis, SQLI pilotera la conformité de plus de 580 fournisseurs actifs.

« Dans le contexte actuel, le pilotage de la conformité des fournisseurs est stratégique pour assurer la continuité des activités de l’entreprise. C’est pourquoi nous nous engageons à apporter à nos clients les meilleures solutions pour atteindre leurs objectifs. »

Gérard Dahan – SVP EMEA, Corcentric, a Corcentric company

Nous avons automatisé de nombreux processus manuels. Les données sont centralisées dans un seul et même outil et sont plus fiables. Le demandeur, quant à lui, gagne en visibilité. Il sait tout de suite si le fournisseur est certifié. Dans le cas contraire, sa demande est automatiquement bloquée. En conclusion, le pilotage de la conformité des fournisseurs est facilité. 

Témoignage Client - Eramet | Provigis

Eramet est un groupe minier et métallurgique mondial qui extrait, valorise et transforme des métaux :

- Métaux d'alliages : manganèse et nickel, utilisés pour améliorer les propriétés des aciers.

- Alliages et aciers spéciaux : à hautes performances pour l'aéronautique, l'énergie et l'outillage.

- Métaux pour la transition énergétique : lithium et nickel pour les batteries des véhicules électriques.

Le groupe s'engage à une production responsable avec des objectifs RSE ambitieux.

- 17 sites miniers et industriels dans 15 pays

- Chiffre d'affaires 2022 : 14,7 milliards d'euros

Charles Baratin, Supplier performance development coordinator chez Eramet, utilisateur de Provigis depuis 2018, nous expose le contexte de la mise en place d’un outil de pilotage de la relation fournisseurs : il était difficile d’avoir une vue d’ensemble, les bases de données n’étaient pas toujours exhaustives et/ou à jour. Eramet compte pas moins de 14 bases de données et est présent dans plus de 20 pays.

Charles Baratin explique : « On pouvait mettre 6 mois à identifier l’ensemble de nos fournisseurs groupe, puis encore quelques mois à les solliciter sur un sujet, en l’absence d’outil de relation fournisseurs. Et dans certains cas de figure au moment où on prenait contact avec lui, le fournisseur ne faisait en réalité déjà plus partie du panel. Un temps de traitement beaucoup trop long et une vue d’ensemble trop limitée pour gérer efficacement les risques et la conformité de nos fournisseurs. »

Eramet a décidé de mettre en place un SRM avec l’aide du prestataire AXISCOPE, éditeur d’une solution de digitalisation SRM, Achats et Qualité Fournisseur. L’objectif étant d’avoir une base de données unique considérée comme une base maître. Charles Baratin précise :

“C’est dans cet outil et cette base là qu’on ajoute ou modifie tout nouveau fournisseur pour qu’ensuite cette création ou modification s’applique dans les différents ERP et sites concernés.[…] On avait aussi besoin de remonter en temps réel nos dépenses fournisseurs par segments ou site, et nous sommes maintenant capables de connaître de manière quasi-instantanée le montant de nos dépenses groupes réalisées auprès de chaque fournisseur. On a aussi harmonisé les flux et workflows de création fournisseurs pour l’ensemble du groupe.  Tout le monde suit désormais le même fonctionnement pour créer ou modifier un fournisseur ; les mêmes étapes de validation ; et de la même manière ça nous permet aussi de généraliser nos critères de conformité, tout en nous adaptant aux spécificités locales de chaque entité Eramet.”

Lors de la construction du SRM, Eramet a décidé d’intégrer toutes les règles de conformité à ses workflows afin de déterminer facilement quelle évaluation, quel document, etc. doit fournir un fournisseur.

Afin de faire vivre et de maintenir à jour toute la donnée qui a été intégrée à l’outil SRM, Eramet a aussi mis en place un certain nombre d’interfaces avec Axiscope comme le connecteur Provigis, mais aussi avec Altares, DiliTrust, ou encore Ecovadis […]

“On travaille évidemment avec Provigis pour l’obligation de vigilance. Très simplement, n’importe quel fournisseur qui correspond aux critères va être sollicité pour déposer ses documents directement sur la plateforme Provigis et nous simplement on va faire redescendre l’information directement sur le SRM pour limiter encore une fois la multiplication des sollicitations faites aux fournisseurs.”

On préfère le “dites-le nous une fois”, ils l’ont dit une fois pour plusieurs clients sur la plateforme Provigis plutôt que nous le demander directement sur notre outil : on leur dit “on fait descendre l’information, si c’est déjà fait tant mieux, on récupère et vous n’êtes pas solliciter de nouveau. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez le faire sur la plateforme Provigis c’est gratuit pour vous et puis vous le faites une fois pour tous vos clients.”

Le SRM permet de simplifier la communication des règles aux différents acteurs, puisqu’avec la multiplication des lois et des vigilances il devient difficile d’être à jour sur tous les sujets. L’outil nous permet automatiquement d’accompagner l’acheteur en lui précisant les prérequis que doivent respecter les fournisseurs lorsqu’ils s’inscrivent.

“Si je prends l’exemple de Provigis, […] c’est très important pour nous dans la partie anticipation de la conformité fournisseur puisqu’on agit désormais en amont, dès qu’on connaît le prospect et non après signature du contrat, ce qui nous permet d’avoir de meilleurs résultats en termes de conformité. […] La conformité est un prérequis pour travailler avec Eramet dès l’entrée en relation avec le fournisseur prospect. La finalité est de pouvoir suivre de manière synthétique la conformité de l’ensemble de nos fournisseurs comme on le voit sur l’écran.”

“Demain si l’on ajoute n’importe quel nouveau critère de conformité, c’est très simple. On va suivre le même fonctionnement quel que soit le sujet.”

Charles Baratin, Supplier performance development coordinator chez Eramet, utilisateur de Provigis depuis 2018, nous expose le contexte de la mise en place d’un outil de pilotage de la relation fournisseurs

Aéroports de Paris utilise la plateforme Provigis pour la gestion de l’obligation de vigilance et la collecte de documents spécifiques à d’autres réglementations, notamment environnementales.

Témoignage Client - Groupe ADP | Provigis

es professionnels du bâtiment et des travaux publics sont des acteurs importants de l’économie française d’une part au niveau des emplois car il est l’un des premiers secteurs créateur d’emploi. D’autre part, c’est un secteur qui crée beaucoup de richesses. Le BTP rassemble tous les métiers de la construction des bâtiments publics/privés, de la promotion immobilière, du génie civil et des travaux publics.

Aujourd’hui, il est confronté à de nombreux enjeux, notamment en terme de développement durable. En effet, le bâtiment se retrouve au coeur de la transition énergétique. Afin de garder leur positionnement sur le marché, les entreprises sont dans l’obligation d’innover et d’adopter des stratégies répondant aux attentes de la demande.
Il est également confronté à un cadre réglementaire de plus en plus suivi notamment à l’échelle Européenne en matière de sous-traitance (détachement de salariés étrangers, conformités aux nouvelles directives, etc.) ou encore en ce qui concerne la conformité des processus.

Depuis 2012, le groupe Aéroports de Paris a retenu la plateforme Provigis pour la gestion de l’obligation de vigilance. Ils utilisent également l’outil pour collecter des documents spécifiques à d’autre réglementation, notamment environnementale.

Dominique ETOURNEAU, Directeur achat - Talent d'Acheteur, revue publiée par lamédiation des entreprises.

La direction des achats d'aéroport de Paris identifie de manière exhaustive les fournisseurs soumis à ICPE et contrôle leur déclaration de conformité. Un courrier a été envoyé à tous les fournisseurs d'aéroport de Parissous contrat afin de leur demander si dans le cadre de leur activité, ils sont amenés à exploiter une installation classée protection de l'environnement et si tel est le cas de nous fournir la copie de la déclaration réalisée. Cette demande se fait grâce à l'outil Provigis qui récupère à échéance fixée auprès des fournisseurs des pièces réglementaires pendant la phase d'exécution des marchés.

Témoignage Client - Aéroport de paris  (ADP)

Témoignage Client - GAéroport de paris (ADP)

AFNOR Certification avec sa plateforme ACESIA d’évaluation RSE, propose le service Provigis en web-service

Témoignage Client - AFNOR | Provigis

Dans le cadre du suivi de ses fournisseurs et sous-traitants le Groupe AFNOR a souhaité industrialiser à moindre coût l'évaluation de la conformité de ses fournisseurs

Ce secteur couvre de nombreuses branches d’activité : activités juridiques et comptables, conseil en management, ESN, logiciels, ingénierie et conseil en technologie, R&D, communication, marketing et études de marché, etc. mais également les services administratifs et de soutien aux entreprises. Contrairement à beaucoup d’autres secteurs d’activités, cette branche est en pleine croissance et devrait le rester pendant plusieurs années.
La transformation rapide de ce secteur par la révolution numérique et l’essor des experts indépendants entraîne une mutation profonde du secteur (mouvement de concentration, repositionnement de la valeur ajoutée des consultants) ce qui modifie l’accès aux compétences et fait émerger de nouveaux risques juridiques.

Nous aidons nos clients en gérant l’externalisation de la sous-traitance (portage administratif et salarial, freelancing, sourcing) en limitant les risques (taux de dépendance économique ou la gestion du risque de requalification en contrat de travail) ou encore en respectant la conformité réglementaire (délit de marchandage, prêt de main d’oeuvre illicite, RGPD).

Dans le cadre du suivi de ses fournisseurs et sous-traitants le Groupe AFNOR a souhaité industrialiser à moindre coût le respect de son obligation de Vigilance avec Provigis.

De plus, la branche AFNOR Certification avec sa plateforme ACESIA d’évaluation RSE, propose également le service Provigis en web-service dan son offre de compliance fournisseurs.

“Provigis a été retenue par AFNOR Certification dès 2015 comme spécialiste du contrôle de conformité des documents légaux de Vigilance.”

La capacité de Provigis à engager sa responsabilité dans le cadre d'un certificat de conformité a conduit à la conclusion d'un partenariat en vue d'offrir ce service à forte valeur ajoutée aux clients d'AFNOR

Le groupe Caisse des dépôts et Consignations renouvelle sa confiance à la plateforme Provigis.

Témoignage Client - Caisse des dépôts | Provigis

Provigis permet aux pouvoirs adjudicateurs de sécuriser leur activité en collectant, contrôlant et stockant les documents de conformité de leurs tiers(fournisseurs, sous-traitants, prestatires..).
Le numérique et la dématérialisation transforment constamment les services publics afin de rester au service d’entreprises et de particuliers dont les usages évoluent.

Provigis est référencé au catalogue Multi-Editeurs de L'UGAP

L’UGAP, seule centrale d’achat public généraliste 100% dédiée à l’achat public, sélectionne ses fournisseurs par appels d’offres afin de garantir la meilleure offre de qualité.

Provigis permet aux Ministères, aux opérateurs de l’Etat et aux collectivités locales de simplifier la passation et l’exécution de leurs marchés à travers : 

Le suivi des attestations dès l’attribution du marché puis tous les 6 mois et la délivrance un certificat de conformité

La prémunition des risques liés aux éventuelles interdictions de soumissionner des opérateurs économiques

La garantie du respect de toutes les conditions de participation aux procédures de passation des marchés par le candidat au marché public

Le témoignage du groupe Caisse des dépôts : 

La Caisse des Dépôts centralise et gère une part importante de l’épargne sur livret (Livret A, LEP, LDD, etc.). Sur cette ressource, elle finance la construction et la rénovation du logement social en France ainsi que d’autres priorités publiques et finance les collectivités locales à hauteur de 20 Md€ sur la période 2013 – 2017. Elle investit dans des projets immobiliers et d’infrastructures contribuant, aux côtés des collectivités locales, au développement territorial. L’Etablissement Public s’appuie sur un effectif global de près de 6 500 collaborateurs.

Le marché pour la gestion dématérialisée des attestations fournisseurs attribué à Provigis en 2014 par le Groupe Caisse des Dépôts et Consignations a été renouvelé suite à une mise en concurrence. Depuis le 1er janvier 2012, la réglementation impose au donneur d’ordre de vérifier la situation de ses fournisseurs en obtenant un certain nombre de documents et leur authentification formelle. De plus, la Loi n°2017-399 du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d’ordre s’applique à toutes les entreprises de plus de 5 000 collaborateurs.

Provigis a été à nouveau attributaire du marché notamment compte tenu de sa capacité à assurer le contrôle de l’authenticité des documents fournis et d’informer ensuite la Caisse des Dépots du résultat exact du contrôle de ces attestations :

de disposer des attestations de manière digitalisée ;

d’en disposer en temps utile, et que leur nature nous soit garantie comme fiable ;

pallier à leur non-réception, leur réception tardive.

Depuis le 1er octobre 2018, les procédures de passation de marchés publics doivent être complètement dématérialisées. En vous permettant de gérer l’intégralité des attestations fournisseurs depuis notre plateforme, Provigis s’inscrit dans la démarche de dématérialisation d’étapes clés de votre processus (procédure de contrôle et de suivi, archivage de vos documents, etc.).

Youri CIGNETTI, Responsable du département des achats spécialisés (SDPA20)

Nous souhaitions pouvoir gérer au mieux la récurrence des mises à jour de documents, un travail long et fastidieux qui était réalisé par nos acheteurs tous les six mois. Au delà de cela, l'outil Provigis nous offre également la sécurisation juridique indispensable pour un acteur public tel que le notre qui passe plus de 500 marchés chaque année. Par ailleurs, Provigis relance automatiquement les fournisseurs qui ne sont pas à jour. Ces derniers peuvent accéder à la plateforme quand ils le souhaitent et gratuitement, cette démarche ne devant pas constituer une contrainte financière pour eux.

Témoignage Client - Groupe Caisse des Dépôts

La solution intégrée 360 d'Activigie et Provigis est déployée avec succès sur des chantiers d'envergure en Champagne-Ardenne, en partenariat avec Securitas.

Contrôle d'accès sur site : cas d'usage sécuritas | Provigis

Contexte: Depuis deux ans, la solution intégrée 360 d'Activigie et Provigis est déployée avec succès sur des chantiers d'envergure en Champagne-Ardenne, en partenariat avec Securitas. Le projet, en collaboration avec un grand producteur de vins de Champagne, implique le contrôle de plus de 2000 salariés issus de 450 entreprises. Sylvain Douay, directeur d'agence Securitas Reims, partage son retour d'expérience sur cette collaboration en constante évolution.

Défi: Le client, une grande maison de champagne, supervise un projet de construction ambitieux pour une nouvelle unité de production et des bureaux s'étendant sur plus de 40 hectares. Le chantier, planifié jusqu'en 2033, nécessite une sécurité accrue, avec une attention particulière à la conformité des entreprises et des salariés, dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé.

Solution mise en place: Securitas a été chargé d'identifier une solution robuste pour garantir la conformité, remplaçant une approche documentaire interne insatisfaisante. Activigie-Bativigie a été sélectionné pour le contrôle des personnes physiques, tandis que Provigis a été intégré pour la vérification de la conformité des personnes morales, élargissant ainsi le partenariat.

Résultats: Au cours des deux dernières années, la solution a démontré son efficacité. Malgré les nombreux contrôles des autorités publiques dus à l'ampleur du chantier, le client donneur d'ordre n'a jamais été en défaut, préservant ainsi sa responsabilité. Le service est désormais étendu à deux autres sites du même client, couvrant un total de 450 entreprises et 2100 salariés.

Processus de Contrôle: Chaque matin, les 2100 salariés sont soumis à un contrôle systématique par Activigie-Bativigie. Les procédures sont simplifiées pour les opérateurs de contrôle, l'application indiquant "vert" pour un accès autorisé et "rouge" en cas de non-conformité. Les personnels non conformes sont immédiatement identifiés, permettant une gestion proactive des incidents.

Évolutions et Perspectives: Le partenariat fructueux entre Securitas, Activigie, et Provigis continue de s'améliorer. Grâce à une collaboration proactive avec le client, le produit a évolué pour devenir mature. Les parties prenantes envisagent désormais d'étendre l'application au-delà des chantiers, en intégrant le contrôle des plans de prévention sur des sites d'exploitation. Le partenariat reste ainsi ouvert à de nouvelles opportunités, exploitant pleinement le potentiel de l'outil pour une gestion encore plus efficace des effectifs.

Depuis deux ans, la collaboration fructueuse entre Activigie, Provigis, et Securitas redéfinit les standards de conformité et de sécurité sur d'importants chantiers en Champagne-Ardenne. Avec plus de 2000 salariés de 450 entreprises sous contrôle, ce partenariat dynamique, en constante évolution, marque un jalon significatif dans la gestion proactive des effectifs. Retour sur cette réussite avec Sylvain Douay, directeur d’agence Securitas Reims.

Contrôle d'accès sur site : cas d'usage sécuritas 

Sanef utilise la plateforme Provigis depuis fin 2017 pour le suivi Fournisseurs de ses filiales.

Témoignage client - Sanef | Provigis

Grâce à la mondialisation, le développement du e-commerce et à l’accélération des échanges commerciaux internationaux, les secteurs de la logistique et du transport sont aujourd’hui en plein bouleversement.
Que se soit par voie ferroviaire, aérienne, maritime ou routière, ce secteur démontre des exigences très importantes en matière de sécurité et de qualité de la prestation des différents acteurs de la chaîne.

Ces 2 secteurs, intimement liés, doivent également faire face aux changements liés aux nouvelles préoccupations sociétales et environnementales ainsi qu’à un cadre réglementaire de plus en plus important à l’échelle européenne (détachement de salariés étrangers, conformité aux nouvelles directives, etc.)

C'est dans ce contexte que Sanef utilise la plateforme Provigis depuis fin 2017 pour le suivi Fournisseurs de ses filiales. 

Madame BONTEMS-MARIE, Responsable Process et performance Achats 

Le principe est simple : le fournisseur doit y voir son avantage et la démarche doit être facilitée par l'utilisation d'une application intuitive.

Sanef utilise la plateforme Provigis depuis fin 2017 pour le suivi Fournisseurs de ses filiales. Plusieurs critères ont orienté le choix de sélectionner Provigis : une offre adaptée, une bonne connaissance des exigences de la réglementation en vigueur, un support Client dédié, une plateforme mutualisée à l’accès gratuit pour les fournisseurs, une assistance en ligne pour les utilisateurs de la plateforme.

La solution Provigis permet de satisfaire à notre obligation de vigilance et nous avons souhaité rebondir sur cette opportunité pour mieux connaître nos fournisseurs. Les quelques informations complémentaires participent ainsi au pilotage optimal de notre panel.

PEDAGOGIE ET IMPLICATION POUR UN MEILLEUR TAUX DE CONFORMITE

« N’oublions pas que travailler avec un fournisseur qui procède à ses déclarations en Conformité est l’affaire de tous. » L’adhésion collective est la clé de la réussite pour habituer nos fournisseurs à jouer la transparence.
Des formations ont été effectuées auprès des acteurs internes, les fournisseurs sont informés et les relances automatiques de l’application font écho à un discours bien rodé.
Le système fonctionne et le fournisseur intègre ses mises à jour dans son fonctionnement routinier.

Nous aidons nos clients sur la collecte et la validation de documents spécifiques tels que, par exemple, des licences de transports, des assurances de flottes, le détachement de salariés, etc.

Sanef utilise la plateforme Provigis depuis fin 2017 pour le suivi Fournisseurs de ses filiales. Plusieurs critères ont orienté le choix de sélectionner Provigis

La SOCIETE GENERALE partage son expérience sur les pratiques mises en place au sein du service Achat.

Comment atteindre vos objectifs de conformité fournisseurs  | Provigis

Madame AUGER, chargée d’étude risques fournisseurs au sein de la Direction des Achats Groupe de la Société Générale, partagE son retour d’expérience sur les différentes pratiques mises en place au sein du service Achat de la société Générale.

Madame AUGER, chargée d’étude risques fournisseurs, au sein du pôle Performance Achats présente le plan d’action mis en place sur 2020 pour améliorer les taux de complétude. En effet, le constat fait en 2019 montre :

Une sollicitation tardive du fournisseur, uniquement à l’activation du contrat

Des pratiques différentes entre Domaines

Des problèmes sur la qualité de la donnée des contacts

Sur ce constat, il a été décidé de mettre en place un plan d’action en étroite collaboration avec Provigis, sur plusieurs axes de développement :

Anticiper le processus de collecte des documents d’Appels d’Offres

Mise en place d’un Run sur le suivi des fournisseurs non à jour

Le traitement mensuel des Siret obsolètes

Le taux de complétude de la société est passé de 51% à 70% entre avril et octobre de l’année 2020 !

« Le dispositif de pilotage doit être régulier sur la base d’un dashboard et les plans d’actions doivent être ajustés en fonction de l’évolution des indicateurs. »,

La Société Générale envisage d’aller plus loin en 2021 avec notamment la création d’une communauté Provigis avec des acheteurs qui viendraient partager, communiquer et diffuser les bonnes pratiques sur le risque réglementaire au sein de leurs Domaines.

« Toutes ces actions sont également accompagnées par des améliorations de la plateforme Provigis « ,

En effet, des nouvelles évolutions sont à venir avec notamment des nouveaux écrans fournisseurs qui seront plus intuitifs et qui permettront d’améliorer l’onboarding fournisseurs, ainsi que des pilotes en cours sur des niveaux de services garantissant des taux de conformité plus élevés et à l’international.

Le webinar se termine sur une prise de « parole » de nos participants avec une session de questions/réponses notamment sur le retour d’expérience de la Société Générale.

Nous remercions vivement nos participants et nous vous donnons très prochainement rendez-vous pour de nouveaux webinars Provigis ! 

Mme AUGER, chargée d’étude risques fournisseurs au sein de la Direction des Achats Groupe de la Société Générale, partagE son retour d’expérience sur les différentes pratiques mises en place au sein du service Achat de la société Générale.

Comment atteindre vos objectifs de conformité Fournisseurs ?

Comment atteindre vos objectifs de conformité fournisseurs ?

En travaillant avec Provigis, Generali a pu déléguer la gestion des documents et l’aspect

GENERALI : Retour d'expérience | Provigis

En travaillant avec Provigis, Generali a pu déléguer la gestion des documents et l’aspect réglementaire vis-à-vis de leurs fournisseurs.

Generali utilise également IVALUA connecté en API avec Provigis. Marc Clément explique,

«Le premier souhait a été de raccorder Provigis avec Ivalua de manière à ce que les documents validés dans Ivalua aient déjà été contrôlés par Provigis. Dans notre référentiel fournisseurs dans le parcours du référencement fournisseur, on utilisait des questionnaires. […] Le but était que nos fournisseurs disposent d’un seul interlocuteur, un seul canal d’entrée. »

A titre d’exemple, Generali a fait le choix de mettre en place 2 questionnaires pour répondre à leur besoin : 

1/ Conformité et RSE : permet à Generali de faire valider à ses fournisseurs leur code de conduite. 

2/ Les personnes clé de l’entreprise : leur permet d’assurer le contrôle des tiers en lien avec la loi Sapin II.

«Il faut savoir que pour ce dernier questionnaire est primordial si vous avez un contrôle de l’AFA (organisme créé par la loi Sapin II, il met en avant les éléments de preuves dans le cadre de l’anti-corruption) pour prouver que la société mène des recherches au sujet de ces fournisseurs. »

« Mme Resano, l’a dit précédemment, les questionnaires sont facilement amendables. On peut enrichir ou/et modifier des questions comme on le veut. C’est pas uniquement à la main de Provigis, l’utilisateur lui-même peut le faire. C’est un vrai plus en termes de souplesse»,

Le webinar s’est terminé avec une session de questions/réponses avec les participants afin d’approfondir certaines réflexions sur l’importance d’une telle démarche.

Nous remercions vivement nos participants et nous vous donnons très prochainement rendez-vous pour de nouveaux webinars Provigis !

Pour accéder au replay du webinar, cliquez ici

Fondé il y a plus de 180 ans à Trieste, Generali s’installe dès 1832 en France, sa plus ancienne implantation étrangère. La filiale française acquiert au fil du temps diverses sociétés de l’Hexagone qui sont regroupées progressivement pour aboutir en décembre 2006 à la création de l’entreprise unique Generali France. Le chiffre d’affaires de Generali France atteint 12,3 milliards d’euros en 2014. La Compagnie s’appuie sur 7000 collaborateurs pour offrir des solutions d’assurances à 7 millions de clients, particuliers ou bénéficiaires de garanties dans le cadre de leur activité, ainsi que 800 000 entreprises et professionnels. Aujourd’hui, le Groupe Generali est l’un des principaux assureurs au monde. Son chiffre d’affaires en 2014 s’élève à 70 milliards d’euros. Avec 78 000 collaborateurs à travers le monde au service de 72 millions de clients dans plus de 60 pays, le Groupe figure parmi les leaders sur les marchés d’Europe occidentale, et occupe une place d’importance croissante en Europe Centrale et Orientale ainsi qu’en Asie.

Retour d'expérience de la société GENERALI 

Openclassroom utilise la plateforme Provigis pour suivre la conformité des mentors

Témoignage client - Openclassroom| Provigis

En tant que plateforme pédagogique, OpenClassrooms a le devoir de s'assurer que ses mentors respectent les réglementations en vigueur. Cela implique notamment la vérification de certains documents légaux, conformément au décret n°2011-1601 du 21 novembre 2011 relatif à la lutte contre le travail dissimulé.

Collecte des documents légaux via Provigis

Openclassroom : Collecte des documents légaux via Provigis

Depuis 2024, OpenClassrooms a choisi de collaborer avec Provigis, spécialisée dans la gestion de la conformité des tiers, pour la collecte des documents légaux des mentors afin de garantir la fiabilité et la confidentialité des données transmises. Provigis garantit la sécurité des données via des mesures techniques et organisationnelles strictes.

L'obligation de vigilance concerne tous les mentors ayant perçu plus de 5 000 euros HT depuis le début de leur collaboration avec OpenClassrooms.

Kbis datant de moins de 3 mois (ou équivalent)

Liste Nominative des Travailleurs Etrangers (LNTE) si applicable

Les documents doivent être déposés sur la plateforme Provigis tous les 6 mois.

Des rappels par email sont envoyés par Provigis.

La non-communication des documents dans les 30 jours peut entraîner la cessation de la collaboration avec OpenClassrooms.

En respectant l'obligation de vigilance, OpenClassrooms et ses mentors contribuent à un environnement de travail éthique et transparent.

Le Groupe Limagrain utilise la plateforme Provigis depuis début 2018 et partage son retour d'expérience.

Témoignage Client - Groupe Limagrain | Provigis

Le Groupe Limagrain utilise la plateforme Provigis depuis début 2018. La société a choisi de faire appel à un prestataire tiers pour la gestion du suivi de son obligation de vigilance pour optimiser cette action très chronophage.

Nous aidons nos clients en gérant pour eux la collecte et la validation de documents spécifiques liés aux différentes réglementations en vigueur : FDA, TraceOne, QADEX, norme IFS, etc.

« Nous voulions améliorer le processus de collecte des documents pour gagner en efficacité et en temps. Nous avons choisi la solution d’une prestation externe. »

Après une phase de test réalisée par la Coordination des Achats, l’objectif a été de déployer l’utilisation de l’outil à l’intégralité du Groupe pour assurer le suivi de l’obligation de vigilance sur l’ensemble des fournisseurs. A ce jour, les Business Unit (BU) intègrent l’outil ; notre organisation permet à chaque filiale de gérer son propre panel de fournisseurs, tout en ayant une vue globale au niveau du Groupe sur le taux de conformité.

Madame Boni, assistante Achat du groupe Limagrain

Nous sommes satisfaits de la plateforme car elle nous a déjà fait gagner beaucoup de temps. »
La société constate un réel gain de temps pour le Département de la Coordination Achats. L'amélioration du taux de conformité nécessite encore beaucoup d'implication notamment en ce qui concerne l'information auprès des fournisseurs malgré les relances effectuées par limagrain et Provigis. Provigis a également fait l'objet d'une évaluation fournisseurs réalisée par les utilisateurs des différentes Buisness Units (BU) du groupe Limagran et, a obtenu la note de 17/20. Les points forts retenus concernent notamment le niveau de qualité du service, le respect des spécifications et exigences du cahier des charges et l'efficacité des actions correctives mises en place. 

Le Groupe Limagrain utilise la plateforme Provigis depuis début 2018. La société a choisi de faire appel à un prestataire tiers pour la gestion du suivi de son obligation de vigilance

NAVAL GROUP détail les dispositifs déployés pour lutter efficacement contre la corruption et l'accompagnement mis en place avec Provigis.

Lutte contre la corruption, RSE et QHSE  : cas d'usage Naval group | Provigis

Pour des raisons conjoncturelles mais également structurelles, l’industrie de l’aéronautique et de la défense est confrontée à de nombreux défis :

renouvellement d’une flotte vieillissante ;

nouveaux enjeux énergétiques et environnementaux

Le caractère sensible de ce secteur associé à la multiplicité des fournisseurs force les entreprises à connaître leurs sous-traitants et sécuriser au maximum la relation qu’ils entretiennent avec eux.

Dispositif Anti-Corruption de Naval Group & Accompagnement de Provigis 

Dans son rapport annuel RSE (2020) et financier (2021), NAVAL GROUP détail les dispositifs mis déployés pour lutter efficacement contre la corruption et l'accompagnement mis en place avec Provigis : 

Naval Group, en tant que leader dans le secteur maritime, est soumis à des réglementations strictes en matière de transparence et de lutte contre la corruption. Conformément à la loi française « Sapin 2 » et aux normes internationales, le groupe a mis en place un dispositif anti-corruption structuré.

Le dispositif commence par l'engagement fort du PDG, énonçant annuellement la politique du groupe contre la corruption. Les managers sont responsabilisés pour communiquer, être exemplaires, et atteindre les objectifs définis.


2. Identification des Risques
Naval Group effectue une cartographie des risques de corruption, couvrant toutes ses activités internationales. Les résultats guident la formation des collaborateurs exposés et la sensibilisation des autres.


Formation et Sensibilisation
Des actions de formation sont menées régulièrement, tant en présentiel que sous forme d'e-learning, pour les collaborateurs exposés à la corruption. Les autres sont sensibilisés à leur arrivée et tout au long de leur carrière.


Référentiel Documentaire
Un référentiel complet est établi, comprenant un code de conduite, un guide pratique des comportements éthiques, et des instructions opérationnelles. Ce document est régulièrement mis à jour pour rester en phase avec les évolutions.


Contrôle et Enquêtes
Le respect du dispositif est contrôlé régulièrement, y compris sur le plan comptable. Des enquêtes sont diligentées en fonction des résultats de ces contrôles et des signalements, avec une ligne d'alerte accessible à toutes les parties prenantes.


Adaptation Continue
Le dispositif est ajusté en continu en fonction des retours des parties prenantes, recueillis via des exercices annuels et des questionnaires adressés à l'ensemble du personnel.

III. Focus sur la Formation et le Contrôle des Achats

Une place importante est accordée à la formation chez naval groupe. 

Des sessions de sensibilisation dédiées à l'anticorruption et à l'obligation de vigilance, sont spécifiquement destinées aux acheteurs. Ces formations visent à équiper les collaborateurs des connaissances nécessaires pour appréhender les obligations et les enjeux liés au devoir de vigilance et à la conformité. Elles offrent également un apprentissage pratique des outils mis à leur disposition tels que la plateforme PROVIGIS ou celle d'écovadis, utilisées pour la collecte des documents légaux et  l'évaluation RSE des fournisseurs.

L'entrée d'un nouveau fournisseur fait l'objet d'un contrôle compliance, évalué par la direction Éthique et Compliance. L’identification des risques s'effectue par le biais d’un questionnaire de qualification, afin d’identifier s’il existe ou non des risques de compliance. Des contrôles permanents sont également effectués. 

Gérez les besoins spécifiques de votre métier.